Teams snadno a rychle 9 – komunikace v Týmu a Kanálu

Jak komunikovat v Týmu (Kanálu)? Proč nepoužívat Chat? Jestli se vám zdá že je jedno co použijete, vyvedeme vás z omylu :-)

Chat je primárně určen pro komunikaci malého počtu lidí a pro řešení jednorázových problémů. Každý účastník chatu automaticky dostává upozorňující oznámení, že členům Chatu byla odeslána zpráva. Pokud si tedy uživatel aktivně nevypne zobrazování upozornění na nové zprávy v nastavení.
Nyní si představte, že chatu se bude účastnit například 30 uživatelů. Pokud každý pošle zprávu, proud upozornění bude opravdu dlouhý.

Naproti tomu Týmy v MS Teams mají ve výchozím stavu nastaveno neposílání upozornění o nové zprávy v „Týmech” a „Kanálech”. Nedochází tak ke zbytečnému zahlcování uživatele nedůležitými upozorněními. Samozřejmě to jde změnit, uživatel si může aktivně zapnout zobrazování upozornění na nové zprávy v nastavení. Ale většinou rychle zjistíte, že je lepší nechat výchozí nastavení :-)

Jak tedy účastnící „Týmu / Kanálu” zjistí, že jim jiný uživatel napsal nějakou zprávu?

Microsoft tento problém vyřešil funkcí s názvem „Tagy”, pomocí které specifikujeme, kdo dostane oznámení o nové zprávě. Pokud řešíme nějaký problém v „Týmu / Kanálu” většinou nepotřebujeme, aby upozornění na novou zprávu dostali úplně všichni – stačí konkrétní uživatelé.
Proto pomocí „Tagu” vyjmenujeme konkrétní uživatele, kteří dostanou upozornění na novou zprávu. Ostatní členové týmu zprávu vidět mohou, ale neruší je od práce spousty upozornění.

Na následujícím obrázku vidíme, jak pomoci znaku „@”, který se používá pro „Tagy”, upozorníme uživatele „uživatel 1” na novou zprávu. Nikdo další nedostane upozornění na zprávu s textem „Toto je zpráva určena jen některým uživatelům týmu”.

„uživatel 1” dostane upozornění na novou zprávu v levém panelu v části „Aktivita” a „Týmy”, viz obrázek a může tak na zprávu odpovědět.

Pokud „uživatel 1” chce odpovědět na zprávu „uživatel 2” tak, aby bylo posláno upozornění na novou zprávu, stačí aby kliknul na „Odpovědět” pod obdrženou zprávou, viz. obrázek. Není nutné zadávat „Tag” - pokud tedy nechceme, aby upozornění dostal i někdo další. Potom by bylo nutné dopsat v „Odpovědět” nový tag, opět pomocí „@”.

„uživatel 2” obdrží upozornění viz. obrázek. Nikdo další upozornění nedostane.

Komunikovat v „Týmu” a „Kanálu” není nic složitého, ale pokud si přesto nebudete vědět rady, neváhejte nás kontaktovat.