Jak na komunikaci během karantény?

Asi to zrovna prožíváte také – pokud nepracujete někde, kde je absolutně nezbytné, abyste byli přímo na pracovišti, jste na home office.

Z lákavého benefitu se s přibývajícími dny karantény stává spíše stín původního lákadla a mnozí z nás už by se nejraději zase vrátili do kanceláří. Ono všechno má své pro a proti. Jak to tedy doma přežít, pracovat efektivně a nezbláznit se? Nám se docela zalíbil MS Teams.

Stálý kontakt s kolegy

Osvědčuje se nám, když jsme neustále v kontaktu s kolegy. Virtuální kancelář je na to docela fajn vynález – v Teamsech máme založený tým „Kancl“, kde jsme všichni. A komunikace probíhá dost podobně, jako když jsme v naší útulné kanceláři – jen je povětšinou textová a nikdo si nestěžuje, že musí zase vyčistit kávovar.

Občas si i zavoláme samozřejmě, ne vždy přes Teams – ale když vidím, že kolega je zrovna online, není důvod na pár kliknutí nezavolat právě přes Teams. Výhodou je že v průběhu hovoru můžeme pozvat dalšího kolegu, třeba z jiného oddělení – když se ukáže, že sami problém nevyřešíme. Dost se to podobá zavedené praxi známé pod označením „křiknu si na kolegu“. Mnohem lepší než klasický telefon, tam je hovor více účastníků přeci jen komplikovanější.

Online spolupráce na dokumentech

Docela častým úkolem u nás je tvorba nejrůznějších dokumentací, nabídek, plánů a podobně. Vlastně pokud používáte Teams, používáte na pozadí Sharepoint, věděli jste to? A Sharepoint zná skoro každý (pokud ne, tak doporučuji také vyzkoušet :-) ). Každopádně, v situaci kdy kolega ode mne najednou sedí ne pár metrů, ale kilometrů daleko, je výhodnější alespoň v některých fázích využít Teams. Jen si to srovnejte s prací na klasickém file serveru - zamčené dokumenty, nemožnost editovat cokoli když má dokument otevřen někdo jiný... A to si pište že ten dotyčný určitě zrovna odešel na polední půlhodinovou pauzu a nechal dokument otevřený, takže následující hodinku a půl s tím neuděláte vůbec nic. Dokument nasdílený přes Teamsy tohle řeší, je to obdoba situace „jeden píše, ostatní stojí kolem a radí mu, co má psát“. Vylepšená tím, že teď mohou bez potíží psát všichni a ještě se u toho překřikovat :-) Žádné zámky, žádné čekání.

Tohle sice celkem běžně dělámem i když jsme všichni v kanceláři, ale teď to nabývá poněkud větší důležitosti. I malé dokumenty, které obvykle dokáže zpracovat jeden člověk s občasným dotazem „do pléna“, se dají poměrně efektivně vyřešit právě přes virtuální „kancl“ v Teamsech. A docela efektivně, ve spojení s rychlým hlasovým hovorem je to skoro totéž, co se na něco zeptat kolegy sedícího přes chodbu.

Porady skoro jako v zasedačce

Pravidelné nebo nepravidelné porady bývají dost často vnímány jako nutné zlo. Ano, je nutno se sejít, ano je nutno probrat to a ono, rozdělit úkoly, zkontrolovat postup – ale když ono to tak zdržuje od práce…

V tomhle je porada přes Teams skoro lepší, než tam na živo. Sedíte si u svého počítače, pokud jste si zapnuli kameru, kolegové vidí vás a vy je a můžeme se radit. Navíc když si někdo zapomene zapnout rozostření pozadí, může se debata na chvíli stočit i k zajímavému prvku právě v pozadí, například z kategorie „zapomenuto uklidit“. Jak vítané oživení – tedy, pro většinu.

Každopádně, meeting probíhá, šéf nejspíš promítá nějakou prezentaci nebo sdílí svou obrazovku a všichni ostatní poslouchají. Na rozdíl od živé porady tady ale nikoho nepohorší, když u toho po očku sledujete, jestli to co zrovna konfigurujete u zákazníka, běží opravdu tak, jak má. Práce nestojí, paráda. Jenom pozor – hlavní je meeting, nikdo nechce být přistižen šéfem, že nedává pozor. Možná si ze školy pamatujete klasické „tak mi zopakuj poslední větu“. Tak pozor aby nezazněla i tady :-)

Bezproblémové sdílení

V rámci probíhajícího meetingu nebo i jen klasického hovoru je super vlastnost to, že můžete ostatním ukázat svou obrazovku. Nebo jednu aplikaci, když nechcete sdílet celou obrazovku. Je to skoro totéž jako v kanceláři říci „hele tohle mi ještě včera šlo, pojď se kouknout, kde dělám chybu“. Další drobnost, která se v kanceláři vyřeší během minutky, ale na home office bez vhodných nástrojů je oříškem. Jen si dejte pozor, abyste kolegům nasdíleli opravdu jen to, co mají vidět. Zejména teď v době, kdy se rozdávají nejrůznější prémiová členství pod heslem „zůstaňte doma“.

Není to jako přímý kontakt, ale…

Ale hodně se mu to blíží. Když se ponoříte do možností, které moderní týmové komunikační platformy jako MS Teams  nabízejí, zjistíte, že téměř vše co znáte z klasické kanceláře lze nějak udělat i v nich. A to je super, protože to pomáhá udržet si kontakt – s kolegy, se zákazníky i se svým zdravým rozumem.

Kdy jindy zkusit naplno využít MS Teams (nebo něco podobného), když ne teď?